Tanggal 18 Mei ditetapkan sebagai Hari Kearsipan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Tonggak sejarah ini merupakan tanggal disahkannya UU no 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Secara nasional hari kearsipan diperingati untuk meningkatkan rasa cinta terhadap NKRI, serta meningkatkan peran aktif dalam upaya mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan sebagai mana tertuang dalam Pasal 3 Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.  Pada peringatan ke-46 tahun 2017 ini ANRI mengusung tema ‘Tertib Arsip Cermin Budaya Bangsa’.

Pemerintah Kota Yogyakarta menaruh perhatian yang sangat tinggi pada bidang kearsipan. Hal ini dapat dilihat dari pembentukan kelembagaan kearsipan yang saat ini dibentuk pada tingkat eselon II dengan dinas tipe A. Konsekuensi dari kelembagaan tersebut diharapkanakan membawa dampak yang positif bagi pengembangan kemajuan penyelenggaraan kearsipan di Kota Yogyakarta.

Secara khusus peringatan hari kearsipan dilakukan pada upacara bendera di Halaman Balaikota, (Rabu 17/5). Upacara diikuti oleh jajaran pejabat dan karyawan Pemkot Yogyakarta.

Penjabat Walikota Yogyakarta Sulistiyo dalam amanatnya menyampaikan bahwa kita semua mengetahui betapa pentingnya arsip bagi keberlangsungan hidup organisasi.  Arsip bagaikan dua sisi mata uang satusisi apabila dimanfaatkan dalam koridor yang benar dapat digunakan sebagai alat perencanaan dan pengambilan keputusan. Disisi lain dapat dimanfaatkan dalam tujuan negative oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Oleh karenanya arsip harus dikelola secara professional oleh orang yang bertanggungjawab.

Pada kesempatan tersebut, diserahkan penghargaan Lomba Pengelolaan Arsip Antar OPD Se-Kota Yogyakarta oleh PenjabatWalikota Yogyakarta Sulistiyo. Penghargaan diberikan bagi OPD yang telah melakukan pengelolaan arsipnya dengan baik sesuai tata kelola kearsipan yang berlaku. Sulistiyo berharap pemberian penghargaan ini dapat menjadi inspirasi bagi OPD lainnya sehingga mereka juga mampu mengelola arsipnya dengan baik.

Para pemenang dibagi dalam 6 (enam) kategori lomba. Kategori unit kerja eselon II terbaik pertama hingga ketiga diraih Dinas Penanaman Modal dan Perizinan, BKPP dan Dindukcapil, Kategori unit kerja eselon III terbaik pertama hingga ketiga diraih BagianUmum, Bagian Tata Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat, dan Bagian P3ADK .Kategori Kecamatan diraih Kec.Kotagede, Ngampilan dan Gedongtengen. Kategori Kelurahan diraih Kel.Ngupasan, Wirogunan dan Kotabaru, Kategori Puskesmas diraih Puskesmas Jetis, Kotagede I dan Gondomanan. Sedangkan untuk kategori sekolahdan UPT diraih SMPN 8 Yogyakarta, UPT Budi Dharma, danUPT TK/SD wilayahutara.

Hingga tahun 2017 ini, telah banyak capaian dan prestasi bidang kearsipan yang diraih oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Setelah berhasil mendapatkan Anugerah Arsip Award 2016, dan masuk dalam jajaran Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) terbaik tingkat nasional, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta terus berbenah untuk menghasilkan kinerja terbaiknya.

Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Wahyu Hendratmoko, SE, MM mengatakan, “Dalam rangka melaksanakan amanat perundang-perundangan kearsipan kami telah berhasil menyusun Peraturan Daerah Kota Yogyakarta tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Melalui Perda Kearsipanno 3 tahun 2017 ini diharapkan akan mampu menjamin kepastian hokum dalam penyelenggaraan kearsipan dan mendorong akuntabilitas kinerja instansi di Kota Yogyakarta”.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta telah berhasil merealisasikan empat inovasi layanan pada awal tahun 2017 ini. Inovasi layanan kearsipan ini diantaranya adalah Rosita (Restorasi Arsip Kita), Arsita (Archive Recovery Sinergy Team) dan Amarta (Arsip Terjaga Milik Keluarga Kita), dan yang terbaru Paramita (Penjagaan Arsip Vital Milik Pemerintah)

Rosita memberikan layanan perbaikan arsip kepada instansi pemerintah di lingkungan Pemkot Yogyakarta. Organisasi Perangkat Daerah yang memiliki arsip penting dalam keadaan rusak dapat memanfaatkan layanan perbaikan melalui Rosita. Dengan Rosita kami harapkan ketersediaan arsip yang utuh dan terjaga dapat terkamin.

Arsita hadir untuk memberikan bantuan penyelamatan dan pemulihan arsip yang terdampak bencana dengan cara melakukan restorasi.  Pelaksanaan Arsita dilakukan dengan koordinasi Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Yogyakarta.

Amarta memberikan wawasan masyarakat bagaimana melindungi arsip vital keluarga. Inovasi amarta ini untuk memasyarakatkan arsip pada masyarakat dan mengarsipkan arsip milik masyarakat dengan baik dan benar, yaitu dilakukan melalui alih media.

Sedangkan Paramita merupakan kegiatan untuk penyelamatan dan perlindungan arsip vital milik pemerintah khususnya arsip asset bidang ekonomi. Kegiatan dilakukan dengan penyerahan duplikat arsip vital (arsip asset bidang ekonomi) milik OPD ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta sebagai lembaga kearsipan daerah. Hal ini merupakan metode perlindungan arsip vital secara dispersal (penyimpanan secara terpisah), yakni apabila hilang satu, duplikasinya masih ada di tempat lain.

“Inovasi layanan tersebut merupakan upaya kami sebagai Lembaga Kearsipan Daerah yang memiliki tanggungjawab untuk meningkatkan kesadaran arsip di kalangan masyarakat Kota Yogyakarta dan juga di instansi internal Pemkot Yogyakarta. Dengan demikian kami berharap pengelolaan kearsipan menjadi bagian integral dari manajemen pemerintahan. Begitu pula sebagai Lembaga Kearsipan Daerah kami berharap agar kinerja di bidang kearsipan ini mampu menjadi daya dukung bagi upaya program pemerintah gerakan nasional sadar tertib arsip,” tutur Wahyu. (ism)