Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta pada klaster kearsipan atau bidang kearsipan melakukan instalasi aplikasi ABIASA. Aplikasi ABIASA adalah aplikasi buku induk siswa untuk memudahkan pada sekolah – sekolah untuk mencari buku induk siswa yang disimpan. Dengan menginput data informasi yang ada pada buku induk kedalam aplikasi ABIASA, guru, siswa, ataupun alumni mudah untuk mendapatkan informasinya. Rabu, 18 April 2018 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta melakukan instalasi aplikasi ABIASA di SD Ungaran. Yang sebelumnya hanya disosialisasikan ditingkat Sekolah Menengah Pertama (SMP) pada tahun ini mencoba untuk masuk juga ke tingkat Sekolah Dasar. Arsiparis Sugeng Purnomo, A.Md, Bentar Budhy Harmoko, A.Md, dan Anita Rahmawati, A.Md menginstalkan aplikasi ABIASA di SD Ungaran. Tidak hanya menginstalkan aplikasi tersebut, para petugas juga memberikan tutorial penggunaan aplikasi tersebut, dari cara login, mengganti profil sekolah, sampai cara melakukan penginputan.

Berdasarkan Penilaian Tim Yuri Babak Penyisihan Lomba Bercerita Siswa SD se-Kota Yogyakarta Tahun 2018, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta menetapkan peserta yang dinyatakan sebagai finalis lomba tersebut. Adapun nama-nama finalis tersebut dapat diunduh disini Untuk selanjutnya, para finalis diharapkan menghadiri technical meeting pada hari Jumat, 13 April 2018, pkl. 14.00 WIB di R. Pertemuan Lt. 2 Perpustakaan Kota Yogyakarta.

Diberitahukan kepada seluruh pemustaka bahwa berdasarkan surat edaran dari Walikota Yogyakarta Nomor 051/83/SE/2017 tentang libur nasional  dan cuti bersama tahun 2018, maka pada hari jumat tanggal 30 maret 2018 tutup layanan operasional memperingati hari wafat Isa Almasih. Perpustakaan akan buka layanan kembali, pada hari sabtu tanggal 31 maret 2018. Demikian pengumuman ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta pada klaster Kearsipan atau bidang kearsipan kembali mengadakan FGD (Foccus Group Discution) Naskah Sumber Arsip terkait buku “70 Tahun Perjalanan Pemerintah Kota Yogyakarta Dalam Torehan Emas 11 Walikota”. Kali ini menghadirkan narasumber Dr. Sri Margana, M.Hum., M.Phil (Kepala Departement Sejarah FIB UGM), W.Fx. Sudardi, S.E (Mantan Anggota DPRD Kota Periode 1987 – 1997), dan Suhardo Surotani, S.Sos (Arsiparis Ahli BPAD DIY). FGD diselenggarakan di Ruang Rapat ARYA Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Jl. Letjend Soeprapto no. 33A. Acara FGD ini diselenggarakan pada hari Kamis 22 Maret 2018 pukul 09.00 WIB sampai selesai. FGD yang diselenggarakan bertujuan untuk menambah informasi tentang 11 walikota Yogyakarta dalam penulisan buku “70 Tahun Perjalanan Pemerintah Kota Yogyakarta Dalam Torehan Emas 11 Walikota”. FGD berjalan dengan baik, banyak audience yang bertanya kepada narasumber tentang sejarah perjalanan 11 walikota  Yogyakarta.

Pengumuman seleksi penerimaan siswa baru kelas Sanggar Menulis Cahaya (SMC) 10 di Perpustakaan Kota Yogyakarta, dilakukan ralat oleh pihak panitia. Jika disebutkan pada pemberitahuan yang lalu sebanyak 48 siswa lolos tahap seleksi, maka dalam ralat ini yang dinyatakan lolos hanya 41 siswa. Hal tersebut dikarenakan 7 siswa tidak memenuhi persyaratan administratif. Kelas perdana Sanggar Menulis Cahaya 10 akan dimulai pada Selasa 20 Maret 2018 bertempat di lantai 2 Perpustakaan Kota Jl Suroto no. 9 Kotabaru Yogyakarta. Kelas perdana tersebut diawali dengan acara pembukaan pada pukul 14.00 WIB. Untuk itu diharapkan kehadiran dari peserta yang lolos sesuai daftar terlampir. Rencananya peserta yang lolos seleksi tersebut akan dibagi dalam 2 kelas untuk mengikuti pembelajaran menulis. Proses bimbingan dilakukan selama 20 kali pertemuan atau sekali pertemuan setiap minggunya. Sanggar Menulis Cahaya dilaksanakan atas kerjasama Perpustakaan Kota Yogyakarta dengan Forum Lingkar Pena.  Kegiatan yang sudah berlangsung di tahun ke-sepuluh ini selalu menjadi favorit bagi siswa SD di Kota Yogyakarta untuk mengikuti pembelajaran menulis. Setiap angkatan selalu menghasilkan karya buku antologi yang ditulis oleh para peserta. Kegiatan ini bertujuan untuk menanamkan buadaya gemar membaca di kalangan anak-anak.  

Diberitahukan kepada seluruh pemustaka Perpustakaan Kota Yogyakarta bahwa berdasarkan surat edaran dari Walikota Yogyakarta Nomor 061/83/SE/2017 tentang hari libur nasional dan cuti bersama tahun 2018, maka pada hari Sabtu, 17 Maret 2018 Perpustakaan Kota Yogyakarta tutup layanan operasional memperingati Hari Raya Nyepi (Tahun Baru Saka 1940).   Perpustakaan akan buka layanan kembali, pada hari Minggu, 18 Maret 2018. Demikian pengumuman ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Sebanyak 48 siswa SD di Kota Yogyakarta lolos dalam seleksi penerimaan siswa baru kelas Sanggar Menulis Cahaya 10 di Perpustakaan Kota Yogyakarta. Mereka adalah siswa-siswa kelas 4 dan 5 di Sekolah Dasar wilayah Kota Yogyakarta. Kelas perdana Sanggar Menulis Cahaya 10 akan dimulai pada Selasa 20 Maret 2018 bertempat di lantai 2 Perpustakaan Kota Jl Suroto No. 9 Kotabaru Yogyakarta. Kelas perdana tersebut diawali dengan acara pembukaan pada pukul 14.00 WIB. Untuk itu diharapkan kehadiran dari peserta yang lolos sesuai daftar peserta SMC 10 yang ada di Download File atau download disini. Rencananya peserta yang lolos seleksi tersebut akan dibagi dalam 2 kelas untuk mengikuti pembelajaran menulis. Proses bimbingan dilakukan selama 20 kalo pertemuan atau sekali pertemuan setiap minggunya. Sanggar Menulis Cahaya dilaksanakan atas kerjasama Perpustakaan Kota Yogyakarta dengan Forum Lingkar Pena.  Kegiatan yang sudah berlangsung di tahun ke-sepuluh ini selalu menjadi favorit bagi siswa SD di Kota Yogyakarta untuk mengikuti pembelajaran menulis. Setiap angkatan selalu menghasilkan karya buku antologi yang ditulis oleh para peserta. Kegiatan ini bertujuan untuk menanamkan budaya gemar membaca di kalangan anak-anak.

Sebagai wujud untuk menjalankan fungsi edukasi literasi masyarakat dan mengenalkan program-program di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Yogyakarta, lembaga ini rutin menyelenggarakan kegiatan diskusi buku.Terkait hal tersebut, di bulan Februari 2018 ini, DPK KotaYogyakarta menyelenggarakan kegiatan diskusi buku yang berjudul Fatimah Story. Buku cerita bergambar Fatimah Story merupakan salah satu karya  penulis cilik, seorang  homeschooler yang mempunyai nama lengkap Yasmina ‘Izzatul Mar’ah (9,5tahun), atau yang biasa dipanggil Izza. Kegiatan ini dilaksanakan pada Rabu,14Februari 2018, pukul 13.00–15.00 WIB, di Lantai II Dinas Perpustakaan danKearsipan (DPK) Kota Yogyakarta Jl Suroto No. 9 Kotabaru. Acara ini dikemas dalam sebuah diskusi dengan menghadirkan Yasmina ‘Izzatul Mar’ah (Penulis Bukunya), Suwarsono Abdurrouf, M.Pd. (AyahPenulis) dan Fairuzul Mumtaz, M.Hum. (Pegiat Literasi) sebagai pembedah buku, dan Heni Wardatur Rohmah (Ketua FTBM DI Yogyakarta) sebagai moderator. Buku ini sendiri sebenarnya telah dibuat oleh penulis Yasmina ‘Izzatul Mar’ah semenjak berumur 8 tahun secara mandiri. Setelah melewati masapengolahan, lahirlah Fatimah Story dalam bentuk sebuah bukupada tahun2017. Selayaknya buku anak- anak, buku ini mengisahkan tentang kegiatan sehari-hari seorang anak bernama Fatimah. Penulis dengan gaya bahasa anak-anak mencoba menceritakan aktivitas keseharian dalam bentuk sebuahcerita bergambar. Kegiatan diskusi buku ini dihadiri oleh masyarakat umum, guru, mahasiswa, siswa TK dan SD. Lebih lanjut kegiatan ini diharapkan dapat mengasah kreatifitas untuk menjadi penulis-penulis muda berbakat yang mampu menciptakan karya-karya baru.

Sudah menjadi agenda rutin setiap tahun, Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Yogyakarta  selaku Lembaga Kearsipan  Daerah mempunyai kewajiban melakukan pembinaan / pendampingan dan monitoring kearsipan terhadap seluruh Organisasi Perangkat Daerah / OPD di lingkungan Pemerintah KotaYogyakarta, selain melakukan pendampingan pengelolaan arsip dinamis juga melakukan pendampingan tentang pengendalian surat menyurat lewat elektronik yang  lebih  dikenal  dengan sebutan  E-Office  Versi  2. Pendampingan/ monitoring yang di lakukan 2 kali dalam setahun ini, di laksanakan pada bulan Pebruri 2018 dan bulan Oktober 2018 oleh pejabat struktural ,  Arsiparis dan staf dibagi dalam 7 kelompok, tiap kelompok 3 orang,  untuk mendampingi sekitar 24 OPD yang menjadi tanggungjawabnya dan setiap orang harus mendampingi  8 OPD, diawal tahun 2018  pendampingan lebih difokuskan pada cara pengendalian atau  alur surat menyurat secara elektronik  (E-Office ) yang disebabkan belum begitu familiernya tentang E-office tersebut, dengan melakukan pendampingan tentang E-Office kepada Sekretaris Lurah  di Kelurahan Kricak Kota Yogyakarta mengenai 3 jenis surat yang baru di e-office kan ( udangan, surat biasa dan surat edaran) . Dalam pendampingan e-office di Kelurahan Kricak Kota Yogyakarta dengan memberikan contoh mengenai alur pembuatan draf surat keluar kepada pejabat struktural maupun staf yang mendapat perintah dari kepala  lewat lembar perintah dan cara pengendaliannya suratnya sampai pada pengiriman surat ke OPDyang akan dituju,  selain itu juga memberikan contoh alur mengendalikan surat masuk kepada petugas administrasi surat ( Seklur ) selaku admin OPD, dengan adanya E-Office ini maka tidak  perlu menggunakan  kurir dalam pengiriman surat sehingga akan menghemat waktu,tenaga maupun  biaya .

Rabu, 14 Februari 2018 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta menerima kunjungan dari Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Banjarbaru Kalimantan Selatan. DPRD Kota Banjarbaru dengan jumlah peserta 17 orang bertujuan untuk membahas Raperda Kearsipan yang dimiliki Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Kepala Bidang Penyelamatan, Perlindungan, Data  dan Informasi Arsip DPK Kota Yogyakarta  Nur Sigit Edi Putranta, SIP  dan Kepala Seksi Dokumentasi, Data, Sistem Informasi, dan JIKN Muhammad Hilkham, A.Md beserta arsiparis menerima kunjungan tamu di Ruang Rapat ARYA Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta pukul 10.00 WIB. Banyak pertanyaan yang ditujukan dari DPRD Kota Banjarbaru ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta mengenai Raperda Kearsipan. Setelah acara tanya jawab, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dan DPRD Kota Banjarbaru saling memberikan cinderamata kemudian melanjutkan acara tour de archive atau berkeliling ke Instalasi Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta.

Perpustakaan Kota Yogyakarta kedatangan anggota keluarga baru. Sebuah Mobil Perpustakaan Keliling bercat biru-hijau hibah dari Perpustakaan Nasional RI, terparkir di halaman Perpustakaan Kota di Suroto No.9 Kotabaru sejak 5 Januari 2018. Mobil perpustakaan keliling ini telah dilengkapi dengan 800 eksemplar buku baru dan perangkat layanan multimedia seperti TV LED 32 inch, proyektor, layar proyektor, genset, dan seperangkat komputer jinjing beserta modem. Mobil bermerk Toyota Hilux tersebut telah dimodifikasi sesuai kebutuhan layanan perpustakaan keliling yang memudahkan pengguna mengambil buku di rak yang disediakan. Kehadiran mobil layanan keliling ini menjadi penggenap angka 10 dari armada keliling yang telah dimiliki sebelumnya. Di antaranya 2 armada Monika, 6 armada Puspita, dan 1 armada Bili (mobil keliling). Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Yogyakarta, Wahyu Hendratmoko, SE, MM berharap adanya penambahan armada baru ini akan menjangkau layanan perpustakaan keliling yang lebih luas. Mobil ini akan menjadi salah satu upaya DPK untuk meningkatkan budaya gemar membaca di kalangan masyarakat Kota Yogyakarta.

Memulai awal tahun 2018 DinasPerpustakaan dan Kearsipan mengadakan kegiatan refreshing di Umbul Sidomukti, Bandungan dan Cimory pada tanggal 27 Januari 2018. Kegiatan ini dilaksanakan sebagaip ersiapan untukmenghadapi tahun anggaran baru yang semakin banyak kegiatan dan tantangannya. Kegiatan refreshing ini diikuti oleh 53 orang dari unsur pejabat struktural, pustakawan, arsiparis dan tenaga teknis yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Kegiatan dilaksanakan pada hari Sabtu tanggal 27 Januari 2018 dengan titik kumpul pemberangkatan di Ngampilan Yogyakarta pada jam 06.30. Perjalanan dilakukan dengan memakai 1 bus besard an 1 mobil pribadi. Tujuan pertama adalah di UmbulSidomukti di daerah Bandungan dans etelah itu dilanjutkan di Cimory. Di Umbul Sidomukti peserta berkumpul terlebih dahulu di pondok lesehan untuk mendengarkan motivasi dari Plt Ka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Selanjutnya diadakan permainan yang bertujuan untuk memperkuat kerjasama dan rasa kebersamaan antara pejabat struktural, pustakawan, arsiparis maupun tenaga teknis yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Semua melebur dan membaur menjadi satu dalam kelompok-kelompok yang sudah ditentukan oleh panitia lomba. Lomba dibagi menjadi 2 kategori dan masing-masing kategoridibagi menjadi 3 pemenang. Masing-masing pemenang mendapatkan hadiah secara berkelompok daripanitia.  Selain lomba peserta juga bisa mendapatkan doorprise menarik dan ada juga hadiah utama yaitu peralatan elektronik. Pengundian doorprise dilaksanakan sembari menunggu waktu untuk makan siang dan beribadah. Setelah selesai acara di pondoklesehan peserta melanjutkan acara menikmati keindahan alam yang ada di Umbul Sidomukti. Acara ditutup dengan kunjungan ke Cimory sembari melanjutkan perjalanan pulang ke Yogyakarta. Diharapkan dengan adanya kegiatan ini pejabat stuktural, pustakawan, arsiparis maupun tenaga teknis yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta bisa lebih re fresh dan bersemangat untuk melaksanakan tugas-tugas yang sudah di susun di tahun 2018 sehingga dapat tercapai hasil yang optimal dan lebih baik lagi bagi kepentingan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta.

Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organi- sasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang  terekam tersebut yang berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya. Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip biasa dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah  jika terjadi sesuatu dengan arsip tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya. Sementara itu, arsip vital yaitu asip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima. Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu program yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya. Melalui program ini dapat dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik yang disesuaikan dengan kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang bersangkutan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta mengadakan Bintek Kearsipan kepada 148 SD Negeri  dan  Swasta se - Kota Yogyakarta pada tanggal 5 sampai 15 Maret 2018 dengan dibagi menjadi empat angkatan yang masing-masing angkatan berjumlah 37 personil selama dua hari setiap satu angkatan / kelompok.  Seiring dengan kebutuhan sekarang  maka di pandang perlu adanya bintek kearsipan untuk SD baik Negeri Maupun Swasta. Sejak  tahun 2016 sampai  dengan sekarang ada beberapa guru atau petugas dari  SD Negeri maupun Swasta yang minta untuk diberikan bintek tentang kearsipan. Dengan adanya permintaan tersebut, maka  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta mulai tahun 2018 ini secara perdana memberikan bintek bagi SD Negri Dan Sawasta se - Kota Yogyakarta.

Awal tahun 2018 penggunaan aplikasi E-Office di Pemerintah Kota Yogyakarta mulai digunakan. Aplikasi E-Office ini perbaikan dari aplikasi E-Office sebelumnya. Seluruh OPD/Unit Kerja di Pemerintah Kota Yogyakarta sudah wajib untuk menggunakan aplikasi ini dalam kegiatan persuratan. Dinas Persandian dan Kominfo dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dalam hal ini ditunjuk sebagai pendamping aplikasi E-Office ini. Banyak OPD/Unit Kerja megirimkan permohonan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Satu persatu dipenuhi untuk dilakukan pendampingan atau pembinaan penggunaan Aplikasi E-Office ke setiap OPD/Unit Kerja. Rabu 31 Januari 2018 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta melakukan pendampingan ke Dinas Kebudayaan Kota Yogyakarta. Bentar Budhy Harmoko, A.Md, Muhammad Hilkham A.Md, Sri Rahayu, S.Pd, dan Tri Maratun narasumber yang bertugas sebagai pendamping sekaligus melakukan pelatihan E-Office di Dinas Kebudayaan Kota Yogyakarta.

Menjadi tugas instansi untuk melakukan pendataan arsip, penilaian arsip dan penyusutan arsip disetiap awal tahun. Kegiatan ini dimaksudkan agar arsip yang ada di instansi tersebut tidak menumpuk. Arsip yang tidak memiliki nilai guna apapun dan sesuai jadwal Retensi Arsip dapat disusutkan untuk dimusnahkan. Hari Rabu tanggal 24 Januari 2018 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mulai memaparkan hasil pendataan dan penilaian arsip in-aktif yang dimiliki. Arsip yang dipaparkan adalah arsip hasi kegiatan cluster kearsipan. Sri Suhartini, A.Md dan Sapto Wasono, A.Md memaparkan penilaian atas arsip yang tercipta dari tahun 2014-2015 hingga tahun 2016. Direncanakan pemaparan ini akan berakhir pada 30 Januari 2018. Hasil dari kegiatan ini, arsip yang dinilai simpan dan dimusnahakan dibuatkan daftar arsip simpan dan daftar arsip musnah yang baru dan fisik arsipnya akan di kelompokkan sesuai statusnya.