Pertemuan Forum Komunikasi Arsiparis (FKA) Kota Yogyakarta pada bulan Februari 2017 diselenggarakan di Ruang Arya Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, Jl.Letjen Soeprapto 33A Ngampilan Yogyakarta. Pertemuan tersebut dilaksanakan pada tanggal 8 Februari 2017 pukul 13.00 WIB sampai selesai dihadiri oleh Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, Kepala Bidang Pengelolaan dan Pengembangan dan Kepala Bidang Perlindungan, Penyelamatan, Data  dan Informasi Arsip serta para pejabat struktural lainnya disamping para arsiparis di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Dalam kesempatan tersebut, dipaparkan juga  mengenai hasil magang di Badan  Perpustakaan dan Arsip Daerah Bandung Jawa Barat oleh Eni Sulastri, dilanjutkan paparan kedua oleh Sugeng Purnomo tentang AMARTA (Arsip Masuk Warga Masyarakat Kota Jogya). Pada akhir acara Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, Wahyu Hendratmoko, SE, MM menyampaikan arahannya terkait dengan mempererat silaturahim antar arsiparis dan bekerja dengan optimal walaupun beban pekerjaan semakin berat. Selanjutnya, beliau juga akan mempertimbangkan kegiatan AMARTA dalam rangka sosialisasi arsip di kalangan  masyarakat/keluarga dan  memberi semangat kepada arsiparis, kalau di TNI Angkatan Laut ada semboyan Jalesveva Jayamahe “di laut kita jaya” tapi kalau di arsip dengan semboyan “di arsip kita jaya”.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta menyerahkan hasil penelusuran arsip perseorangan Pj. Walikota Yogyakarta di Ruang Kerja Walikota Jl. Kenari 56 Yogyakarta, Rabu (1/2). Penelusuran tersebut dilaksanakan pada saat Drs. Sulistiyo, SH, CN, M.Si menjabat sebagai Plt. Walikota Yogyakarta (28 Oktober – 20 Desember 2016). Hasil penelusuran arsip diserahkan langsung oleh Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, Wahyu Hendratmoko, SE, MM kepada Pj. Walikota Yogyakarta, Drs. Sulistiyo, SH, CN, M.Si. Pada kesempatan tersebut, Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta menyampaikan bahwa kegiatan penelusuran arsip perseorangan ini merupakan amanat Undang-Undang 43 tahun 2009 tentang Kearsipan yang salah satunya bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip para tokoh yang ada di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta termasuk Walikota saat ini maupun terdahulu, selanjutnya arsip-arsip tersebut akan diolah dan disimpan di Lembaga Kearsipan Daerah (Dinas perpustakaan dan Kearsipan) untuk kepentingan umum atau siapa saja yang membutuhkan. Dalam arahannya, Pj. Walikota Yogyakarta menyampaikan supaya ada inovasi-inovasi dari kearsipan untuk kemaslahatan masyarakat karena dalam masa era globalisasi ini kebutuhan akan informasi menjadi suatu keharusan. Hal itu tampak dari perkembangan yang terjadi saat ini, di mana penciptaan teknologi yang berhubungan dengan kebutuhan informasi semakin mendapat tempat yang baik di masyarakat.

Layanan terbaru di Perpustakaan Kota Yogyakarta hadir untuk memenuhi akses bahan pustaka bagi penyandang disabilitas. Belinda (Blind Corner Untuk Anda) merupakan layanan khusus bagi penyandang disabilitas netra maupun low vision yang dimaksudkan agar dapat memberikan kesetaraan akses informasi perpustakaan. Launching peresmian Belinda dilakukan pada Kamis pagi 26 Januari 2017. Launching dilakukan bersama-sama oleh Plt. Kepala Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Yogyakarta, Wahyu Hendratmoko, SE, MM, Kepala Balai Penerbitan Braille Indonesia (BPBI) Abiyoso Bandung Drs. Tony Basra Rustandy, dan juga perwakilan dari Yaketunis (Yayasan Kesejahteraan Tunanetra Islam) Yogyakarta, perwakilan Pertuni (Persatuan Tunanetra Indonesia)  Yogyakarta dan ITMI (Ikatan Tunanetra Muslim Indonesia)  DIY. Kehadiran Belinda di Perpustakaan Kota Yogyakarta dapat memberikan dukungan kepada penyandang disabilitas netra dan low vision agar mampu mengembangkan dirinya menjadi insan cerdas, mandiri dan produktif (ism).

Diberitahukan kepada seluruh pemustaka bahwa sesuai dengan surat edaran dari Walikota Yogyakarta Nomor 061/81/SE/2016 tentang hari libur nasional dan cuti bersama tahun 2017, maka pada hari Sabtu, 28 Januari 2017 Perpustakaan Kota Yogyakarta tutup layanan operasional. Perpustakaan akan buka kembali pada hari Minggu, 29 Januari 2017.

Pertemuan Forum Komunikasi Arsiparis (FKA) Kota Yogyakarta pada awal tahun 2017 dilaksanakan pada Kamis (26/01/2017) bertempat di Ruang Pengolahan I Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta,  Jl. Letjend. Soeprapto 33A Ngampilan, Yogyakarta pada pukul 13.00 WIB – selesai. Dihadiri oleh 28 orang terdiri dari para pejabat struktural dan seluruh arsiparis di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.  Dalam kesempatan tersebut, Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta, Wahyu Hendratmoko, SE, MM dalam arahannya menyatakan bahwa kegiatan FKA ini merupakan ajang untuk memberikan ide-ide atau gagasan baru demi pengembangan kearsipan. Sebelumnya, Kepala Seksi Pengembangan Kearsipan, Sri Suhartini, A.Md juga meng-apresiasi kegiatan ini sebagai ajang silaturahim arsiparis setiap bulan dan sebagai sarana untuk saling berdiskusi tentang pengembangan dan pengelolan kearsipan. FKA Kota Yogyakarta disamping sebagai penyaluran ilmu kearsipan kepada peserta FKA khususnya arsiparis juga sebagai sarana untuk pemilihan archivist of the month yaitu pemilihan arsiparis tiap bulan dan wajib menyampaikan paparan tentang kearsipan kedepannya pada bulan berikutnya. Pada kesempatan pertama pemaparan disampaikan oleh Ibu Sri Handayani tentang Pengelolaan Arsip Statis hasil kunjungan kerja ke Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Jawa Barat, dilanjutkan paparan kedua oleh Bapak Sugeng Purnomo (sebagai archivist of the month bulan Desember 2016) tentang Maespati (Manajemen Sistem Penanggulangan Bencana Arsip Terkini).

Pada hari Rabu (25/01/2017), Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta mengadakan pelatihan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) yang dipandu dari CV. Jogja Media Telematika selaku pelaksana kegiatan, bertempat di Ruang Unit Layanan Pengadaan Jl. Kenari 56 Kompleks Balaikota Timoho Yogyakarta. Acara tersebut diikuti oleh para pejabat struktural dan arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Adapun dari CV. Jogja Media Telematika diwakili oleh Gilang Risky F. dan Eva. Acara dimulai dari pukul 09.00 WIB dengan acara pengenalan Sistem Informasi Kearsipan Statis  dilanjutkan dengan cara entry data, di sela-sela kegiatan diselingi dengan diskusi dan tanya jawab. Acara berlangsung hingga pukul 12.00 WIB dan berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan.  Dengan adanya pelatihan aplikasi SIKS ini diharapkan dapat membantu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dalam mengolah data kearsipan supaya lebih terorganisir dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya dengan baik, sehingga terwujud pemerintahan yang efektif dan efisien.

Dalam rangka koordinasi dan konsultasi antar Lembaga Kearsipan Daerah, DPK (Dinas Perpustakaan dan Kearsipan) Kota Yogyakarta menerima kunjungan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak Jawa Tengah pada hari Selasa tanggal 24 Januari 2017 pukul 11.00 WIB. Mereka adalah  para pejabat struktural dan  staf  yang berjumlah 4 orang di wakili oleh Bapak Rizki Sulistiyanto Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak Jawa Tengah. Kunjungan tersebut bertujuan untuk studi banding tentang program peningkatan kualitas pelayanan informasi dengan kegiatan sosialisasi Undang-Undang Kearsipan di lingkungan instansi pemerintah/swasta. Tamu diterima oleh Kepala Bidang Penyelamatan, Perlindungan, Data  dan Informasi Arsip DPK Kota Yogyakarta  Nur Sigit Edi Putranta, SIP  dan Kepala Seksi Data Sistem Informasi dan JIKN Muhammad Hilkham, A.Md beserta arsiparis di ruang layanan DKP Kota Yogyakarta. Dalam  kesempatan tersebut Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta saling memberikan kenang-kenangan. Setelah bertemu dengan Kepala Bidang Penyelamatan, Perlindungan, Data  dan Informasi Arsip DPK Kota Yogyakarta, tamu  melanjutkan kunjungannya ke ruangan- ruangan yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Jl. Letjen Soeprapto 33A Ngampilan Yogyakarta untuk mengetahui keberadaan dan pengolahan arsip di instansi tersebut.

Pada awal tahun 2017 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta menerima 2 (dua) orang mahasiswa Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM untuk Praktek Kerja Lapangan (PKL) selama 2 (dua) bulan terhitung mulai tanggal 9 Januari sampai dengan 3 Maret 2017. Kedua mahasiswa tersebut adalah Kun Faizah dan Andita Ayu Dewiyanti, mereka semua merupakan mahasiswa semester 6 (enam) yang sedang menyelesaikan tugas akhir berupa Praktek Kerja Lapangan (PKL). Materi yang diambil oleh kedua mahasiswa tersebut mengenai preservasi (restorasi) arsip tekstual dan alih media arsip foto. Arsip tekstual yang direstorasi berasal dari Badan Lingkungan Hidup Kodya Yogyakarta tahun 1991 sedangkan arsip foto yang dialihmediakan bertemakan bangunan kuno yang pernah ada di Kota Yogyakarta (bangunan shopping centre, Taman Hiburan Rakyat, Papillon, Senisono, dll). Adapun langkah-langkah dilakukan dalam restorasi arsip tekstual dengan cara laminasi arsip menggunakan bahan tissue dari Jepang dan lem hasil dari campuran air dan methyl cellulusa (MC) Sedangkan alih media dilakukan dengan membersihkan arsip foto dengan isoprofil terlebih dahulu, selanjutnya foto dialihmediakan dengan scanner, pengeditan hasil alih media (croping), selanjutnya dimasukkan dalam aplikasi MARISKA (Mencari Arsip Melalui Layar Kaca).

Diberitahukan kepada seluruh pemustaka bahwa: 1. Pada hari Sabtu, 31 Desember 2016, layanan perpustakaan tutup pada pukul 18.00 WIB 2. Berdasarkan Surat Edaran Walikota Yogyakarta Nomor 061/81/SE/2016 tentang Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama Tahun 2017, maka pada hari Minggu dan Senin (1 dan 2 Januari 2017), Perpustakaan Kota Yogyakarta tutup layanan operasional dikarenakan adanya hari libur nasional Tahun Baru 2017 M dan cuti bersama.Perpustakaan akan buka layanan kembali pada tanggal 3 Januari 2017.

Penghujung 2016 menjadi akhir tahun yang membanggakan bagi Arsip Kota Yogyakarta. Betapa tidak, sejumlah pejabat fungsional arsiparis berhasil menerbitkan 4 buah buku hasil kegiatan penelusuran arsip perseorangan. Berawal dari kegiatan penelusuran arsip perseorangan, Arsip Kota Yogyakarta berupaya untuk menyelamatkan arsip para tokoh seni dan budaya di Kota Yogyakarta. Kegiatan penelusuran arsip ini berlangsung sejak bulan Juli  hingga September 2016. Hasil dari data penelusuran arsip berupa daftar arsip perseorangan, transkripsi hasil wawancara sejarah lisan, rekaman suara, foto dan video kegiatan. Proses penerbitan 4 buah buku ini dimulai dari mengolah hasil wawancara sejarah lisan menjadi transkripsi. Transkripsi ini mulanya ditulis apa adanya dari rekaman suara tanpa mengurang maupun menambahkan. Hal ini sesuai dengan prosedur standar dalam pelaksanaan kegiatan transkripsi kearsipan. Kemudian hasil transkripsi dan data pendukung lain diolah lebih lanjut oleh para arsiparis Kota Yogyakarta menjadi publikasi kearsipan berupa buku biografi tokoh. Keempat judul buku tersebut adalah Wagimin Sang Maestro Blangkon, Subardjo HS Maestro Keroncong Dari Kotagede, Sujud Penarik Pajak Rumah Tangga, dan SH Mintardja Legenda Silat Dari Tanah Jawa. Kepala Kantor Arsip Dan Perpustakaan Kota Yogyakarta, Wahyu Hendratmoko, SE, MM mengatakan, penerbitan buku ini merupakan upaya untuk menyelamatkan memori arsip yang memiliki nilai bukti kesejarahan dan kebuktian. Arsip yang terekam melalui jejak para  seniman dan budayawan ini akan menjadi bukti kegiatan administrasi, budaya dan intelektual yang akan mampu melintasi jaman. Mendukung pelaksanaan kegiatan ini Arsip Kota Yogyakarta secara khusus mengirimkan beberapa personil ke ANRI Jakarta untuk memperdalam pemahaman kegiatan penelusuran arsip dan penerbitan naskah publikasi arsip pada 20 Oktober 2016 lalu. Oleh :  M. Dedik Zakaria

Sehubungan dengan adanya libur nasional dan cuti bersama dalam rangka peringatan Hari Natal 2016, layanan perpustakaan pada tanggal 25&26 Desember 2016 ditutup. Layanan akan dibuka kembali hari Selasa tanggal 27Desember 2016 mulai pukul 08.00 WIB.

Sehubungan dengan akan dilakukannya perbaikan jaringan listrik di gedung perpustakaan, maka pada hari Rabu (21/12/2016) layanan Perpustakaan Kota Yogyakarta akan ditutup pada pukul 16.00 WIB. Layanan akan dibuka kembali hari Kamis (22/12/2016) pukul 08.00 WIB.

Sehubungan dengan adanya Hari Libur Nasional Peringatan Maulid Nabi Muhammad s.a.w. maka pada tanggal 12 Desember 2016, Layanan Perpustakaan Kota Yogyakarta LIBUR. Perpustakaan akan buka kembali tanggal 13 Desember 2016.

Perpustakaan Kota Yogyakarta kembali menjadi salah satu pengisi stand anjungan Pemerintah Kota Yogyakarta di Pasar Malam Perayaan Sekaten (PMPS). Agenda tahunan Kota Yogyakarta ini digelar mulai tanggal 18 November hingga 11 Desember 2016 mendatang di Alun-alun Utara Kraton Yogyakarta. Bersama dengan Seksi Pengelolaan Arsip, Perpustakaan Kota Yogyakarta mengisi stand Kantor Arpusda Kota Yogyakarta dengan buku bacaan, pojok anak, blind corner (pojok tunanetra), audio visual, bank buku, Jamila (layanan antar buku), dan lain-lain. Stand tahun ini lebih semarak dengan adanya pojok selfie yang disediakan bagi pengunjung yang ingin berfoto dengan background dan aneka tulisan unik. PMPS ini juga menjadi media yang efektif untuk mengenalkan aktivitas perpustakaan umum kepada masyarakat, sekaligus mempublikasikan fasilitas-fasilitas yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat.

Sebagaimana amanat dari UU No. 23/2014 tentang Pemerintah Daerah, Kantor Arpusda Kota Yogyakarta telah melaksanakan pendampingan sekaligus pembinaan perpustakaan sekolah di wilayah Kota Yogyakarta. Undang-undang ini menyebutkan bahwa perpustakaan daerah memiliki kewajiban untuk menetapkan kebijakan daerah dalam pembinaan dan pengembangan perpustakaan, serta mengatur, mengawasi, dan mengevaluasi penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan di wilayah masing-masing. Untuk itu, Kantor Arpusda Kota Yogyakarta berupaya melakukan pemetaan kondisi perpustakaan di tingkat sekolah melalui pendataan dan observasi  penyelenggaraan perpustakaan sekolah. Selanjutnya dilakukan monitoring dan evaluasi berdasarkan data yang telah dikumpulkan tersebut. Untuk mengkomunikasikan hasil monitoring dan evaluasi itu, diselenggarakanlah seminar  Evaluasi Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah Tingkat SMP/MTs Tahun 2016. Seminar dilaksanakan pada hari Senin, 24 Oktober 2016, pukul  08.00 – 12.00 WIB di Ruang Pertemuan Lantai 2 Kantor Arpusda Kota Yogyakarta. Hadir sebagai pemateri dalam seminar ini, Irkhamiyati, M.IP (Pustakawan Stikes Aisyiyah Yogyakarta), Teguh Prasetyo Utomo (Pustakawan SMPIT Abu Bakar Yogyakarta), Nunun Zulaikha, SIP, MM (KaSie Pengelolaan Perpustakaan pada Kantor Arpusda Kota Yogyakarta), dan Triyanta, S.Pd., M.IP (Pustakawan pada Kantor Arpusda Kota Yogyakarta). Kegiatan dibuka secara langsung oleh Kepala Kantor Arpusda Kota Yogyakarta, Wahyu Hendratmoko, SE, MM, sekaligus  disampaikan materi kebijakan Kantor Arpusda dalam Pembinaan Perpustakaan Sekolah serta inovasi layanan yang telah dilakukan oleh perpustakaan pada Kantor Arpusda Kota Yogyakarta. Sekitar 60 pengelola perpustakaan SMP/MTs negeri dan swasta di wilayah Kota Yogyakarta hadir dalam kegiatan tersebut. Paparan hasil monitoring dan evaluasi penyelenggaraan perpustakaan sekolah oleh Kantor Arpusda Kota Yogyakarta ini diharapkan dapat memberikan gambaran kondisi perpustakaan SMP/MTs di wilayah Kota Yogyakarta sekaligus menjadi bahan pijakan dalam menentukan kebijakan pembinaan yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing sekolah.